Mener à bien l’organisation d’un concert n’est pas une mince affaire à la portée de n’importe quel amateur. Il des...
Mener à bien l’organisation d’un concert n’est pas une mince affaire à la portée de n’importe quel amateur. Il des conditions à remplir, des obligations à ne pas oublier et des étapes à suivre. Cette organisation ne concerne pas seulement la préparation mais intéresse également l’après-concert.
La préparation du concert
Le début consiste à définir le public-cible du concert. De la connaissance du public visé dépendent en effet le ou les artistes à choisir, le budget à préparer ainsi que le type d’endroit mais aussi des détails comme l’heure de fin du concert et les types de produits et services à mettre à disposition sur place. Le choix du couple lieu géographique/salle de concert vient après cela. Il n’y aura pas les mêmes paramètres à considérer pour un théâtre de comédie à la Tour Eiffel à l’exemple d’organisation d’événements sur le site www.keysvenue.com/theatre-tour-eiffel et pour un concert de rock au Champs-Elysées. Il faut ensuite s’occuper de toutes les autorisations nécessaires à la production de l’événement et tout ce qui tourne autour puis souscrire une assurance responsabilité civile. Rédigez ensuite un planning précis du concert puis communiquez à son sujet.
Les conditions à remplir
La production d’un spectacle est soumise à certaines conditions. Outre la nécessité d’une simple autorisation d’association, d’une licence d’entrepreneur du spectacle ou d’une autorisation du maire ou du préfet de police, il ne faut pas oublier que lieu choisi doit être considéré comme un ERP. Il faut savoir aussi que le recours aux services de secours et de sécurité s’impose pour les grands concerts, ce qui ne vous dégagera néanmoins pas de la responsabilité des nuisances et des accidents. Entre vous et vos prestataires devrait être signé un contrat d’engagement. Ne pas oublier par ailleurs que l’utilisation d’œuvres inclus dans le répertoire de la SACEM est conditionné par l’autorisation de cette dernière.
Pendant et après le concert
Ne négligez point vos artistes et vos prestataires. Mettez au point leur logistique, leur logement, leur vestiaire, les matériels et accessoires dont ils ont besoin et bien sûr leurs contrats. Préparez les différents professionnels qui sauront gérer le son et la lumière, qui immortaliseront l’événement avec leurs appareils photos et caméras, qui s’occuperont à votre place de la billetterie et de l’accueil etc. Pendant le déroulement de l’événement, mettez l’accent sur l’objectif de votre concert. Cela mérite parfois de faire appel à un animateur pro qui sait mieux communiquer que vous pour imprimer dans l’esprit du public le message à transmettre.
Bien organiser un concert, c’est certes bien le préparer et bien communiquer à son sujet puis obtenir toutes les autorisations nécessaires, mais c’est aussi prévoir des plans B envers les facteurs aléatoires imaginables, c’est savoir faire appel à des professionnels pour les aspects de l’organisation que vous ne maîtrisez pas et enfin, c’est tirer des leçons du succès et des ratés de l’événement.
nour