La réception des appels entrants est une tâche qui doit être réalisée lorsqu'on détient un centre d'appel. Les personnes qui réalisent ce travail sont appelées « téléconseillers ». Ces agents devront détenir certaines qualités, s'ils veulent réussir à satisfaire leurs clients. Donc, en matière d'accueil téléphonique, quelles sont les règles à suivre ?
Rester professionnel en tout temps
L'accueil téléphonique est un moyen de communication indispensable dans une entreprise. Pour faire bonne impression, l'entreprise doit donc porter une attention particulière à son accueil téléphonique afin de véhiculer une image positive. Pour cela, il est indispensable d'adopter de bonnes pratiques. Même si l'agent est stressé, surchargé de travail, il est nécessaire qu'il soit toujours professionnel face à son interlocuteur, et ce, bien que celui-ci soit indélicat envers lui. Donc, il faut que l'employé choisi bien les mots qu'il va utiliser lorsqu'il sera en relation téléphonique, avec le client. Il est nécessaire qu'il adopte un ton aimable, qu'il soit à l'écoute, etc. En outre, pour que le prospect puisse bien le comprendre, il est primordial qu'il parle lentement et bien fort. Ainsi, il est essentiel de choisir la posture adaptée, car celle-ci a un impact sur la voix de l'agent, ainsi que sur l'impression qu'il transmet à son client à travers du téléphone.
En accueil téléphonique, l'agent doit être joignable à tout moment
Vu que l'agent travail dans le domaine de l'
accueil téléphonique, il est important qu'il reste disponible lorsqu'un client tente de le joindre. Comme celle de
la Permanence téléphonique à MADAGASCAR, le fait qu'un client appel l'entreprise, signifie qu'il a une requête. Cela pourrait s'agir d'une réclamation concernant un produit qu'il a acheté ou d'un souci concernant l'utilisation de celui-ci. Dans le cas où, ce prospect attend trop longtemps au bout du fil ou ne reçoit aucune réponse, cela aura un impact négatif sur la crédibilité de l'entreprise. C'est d'ailleurs pour cette raison que la plupart des sociétés préfèrent confier cette mission à une agence offshore.
Être courtois et aimable
À chaque fois que le téléopérateur répond à l'appel du client, il est nécessaire de lui faire savoir sa bienveillance. Donc, même si celui-ci ne peut pas l'apercevoir à l'autre bout du fil, il est nécessaire de lui parler avec un sourire aux lèvres. En faisant cela, l'agent pourra mettre le client à l'aise plus rapidement, pour que la conversation soit plus agréable. En outre, il est également nécessaire de faire part de courtoisie, parce que c'est un comportement qui permet aux agents d'augmenter la valeur de la société. Donc, la personne qui décroche l'appel du client doit évoquer le nom de la structure et se présenter avant de demander les informations lui concernant.
Pour conclure
Un autre point qu'il est important d'aborder est la manière dont le téléopérateur devrait terminer ses appels. Pour commencer, il faut que celui-ci fasse des remerciements concernant l'appel que le client a passé. Il faut également que le consommateur soit le premier à raccrocher le téléphone. Par ailleurs, pour que l'accueil téléphonique d'une entreprise soit une réussite, il est conseillé de faire appel à une agence spécialisée. En effet, les services proposés par cette structure sont satisfaisants. De plus, elle utilise les outils adaptés pour obtenir de meilleurs résultats.
