L’ère est depuis quelques décennies aux documents dématérialisés. Au sein des organisations, on ne parle plus que de fichiers .rtf, .docx, .pdf, .jpg, .mp3, .mp4, .avi etc. Pour les documents papiers encore existants, il existe un ensemble de techniques et d’outils prévu pour assurer leur dématérialisation, classement, recherche, stockage et diffusion et c’est la GED ou Gestion Electronique des Documents.
Pourquoi opter pour la GED ?
Il n’est pas seulement question d’éliminer le papier et gagner de l’espace. Les utilisateurs au sein d’une organisation doivent pouvoir rechercher facilement les informations que les documents dématérialisés renferment, les diffuser vers les différents acteurs internes et externes concernés et partager une documentation organisée. Les responsables de l’entreprise quant à eux doivent avoir à leur disposition un système d’information adapté, réduire et organiser leurs espaces de stockage numérique, favoriser un travail collaboratif entre ses éléments, assurer la fluidité de la circulation des informations documentaires et c’est la GED qui va permettre tout cela. Pour ce faire, il leur faut des postes de travail, des serveurs et des outils de communication internes et externes dont notamment un logiciel de gestion documentaire.
Différents types de GED et outils
Les documents administratifs sont les premiers à faire l’objet d’une GED. Selon qu’ils sont à créer ou reçus de l’extérieur, formulaires, fiches techniques, devis, bons de commande et factures doivent être édités et/ou scannés puis diffusés dans le circuit qui les concerne et enfin classés. Ensuite il y a les documents issus des activités de bureautique et réalisés avec des logiciels de bureautique. Ce sont les textes, les présentations, les bases de données etc. La GED les concernant comporte le classement centralisé, les modifications et la circulation. Enfin il y a les autres documents comme les formulaires, les factures clients et les modèles de lettres qui doivent pouvoir diffusés au moyen d’un logiciel de gestion documentaire être classifiés, sondés par des moteurs de recherche etc.
La procédure de gestion électronique des documents
La première phase de la procédure consiste en l’acquisition numérique des documents. Les documents numérisés sont la matière première de la GED. Les documents scannés peuvent être traités au besoin par des logiciels d’OCR afin d’en extraire les textes par exemple. La deuxième phase consiste en l’indexation des documents en vue de leur classement. L’attribution de mots-clés aux éléments des contenus des documents vont permettre la procédure de recherche. L’indexation peut être manuelle ou automatique. La troisième phase concerne l’archivage. Il se fera sur un serveur accessible à tous les acteurs qui peuvent avoir besoin des documents. La quatrième phase consiste à assurer le workflow, c’est-à-dire la procédure de diffusion des e-documents au sein du réseau.
La gestion électronique des documents va de pair avec la dématérialisation et c’est une démarche qui doit être très méthodique pour garantir la circulation, l’archivage et la diffusion des données incluses dans ces documents. A noter que c’est une opération qui peut être assurée en interne ou confiée à un expert de la dématérialisation des processus.